De VvE hoeft u niet op te richten: zij ontstaat automatisch zodra de splitsingsakte is ingeschreven. Wel moet u haar inschrijven bij de KvK, een reservefonds opbouwen en de eerste zaken regelen. Hier leest u hoe dat werkt, wat wettelijk verplicht is en wat een kleine VvE anders maakt.
In deze gids
Wanneer ontstaat de VvE?
De Vereniging van Eigenaars (VvE) ontstaat van rechtswege op het moment dat de splitsingsakte wordt ingeschreven in de openbare registers van het Kadaster (BW 5:112). U hoeft de VvE dus niet apart op te richten: zij bestaat automatisch zodra de splitsingsakte rond is. Elke eigenaar van een appartementsrecht is van rechtswege lid (BW 5:125) en blijft dat zolang hij eigenaar is; opzeggen kan niet.
Wat u wel moet doen, is de VvE laten inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Zonder KvK-inschrijving kan de VvE geen bankrekening openen, geen facturen op naam ontvangen en geen rechtsgeldige besluiten naar buiten toe nemen. Vraag bij de notaris die de splitsingsakte passeert na of de inschrijving al is geregeld, of doe het zelf via kvk.nl.
De organen van de VvE
De wet kent de VvE twee verplichte organen toe:
| Orgaan | Rol |
|---|---|
| Vergadering van eigenaars | Het hoogste orgaan; stemt over de begroting, de jaarrekening, groot onderhoud en wijzigingen van het reglement. Komt minimaal één keer per jaar bijeen. |
| Bestuurder | Voert de dagelijkse gang van zaken en de besluiten van de vergadering uit. Bij een kleine VvE is dit vaak een van de eigenaren zelf; grotere VvE’s besteden dit uit aan een VvE-beheerder. |
Het stemrecht van elke eigenaar volgt het breukdeel dat in de splitsingsakte is vastgelegd, niet automatisch ‘één appartement, één stem’. Controleer dit in het reglement voordat u een besluit voorbereidt.
Splitsingsreglement en modelreglement
De rechten en plichten van de VvE staan niet los in de wet, maar in het splitsingsreglement dat onderdeel is van de splitsingsakte. Vrijwel elke notaris verwijst naar een van de modelreglementen die de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) opstelt en die zijn ingeschreven in de openbare registers; het meest gebruikte is het modelreglement 2017. Sinds september 2021 heeft de KNB daarnaast een apart modelreglement voor de kleine VvE (2 tot 5 appartementsrechten), met eenvoudigere regels voor vergaderen en besluitvorming die beter aansluiten op een klein aantal eigenaren.
Het reglement regelt onder meer: de verdeling van kosten en schulden, de jaarlijkse exploitatierekening, het gebruik, beheer en onderhoud van gemeenschappelijke delen, de verzekeringsplicht en de stemverhoudingen. Wijkt u af van het modelreglement, dan moet dat expliciet in de akte staan.
Reservefonds: wettelijk verplicht
Elke VvE is wettelijk verplicht een reservefonds aan te houden voor onderhoud en herstel (BW 5:126). De jaarlijkse reservering moet zijn gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) van maximaal tien jaar oud, of, bij het ontbreken daarvan, minimaal 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw per jaar. Heeft de VvE geen MJOP, dan geldt dus automatisch de 0,5%-vuistregel als wettelijk minimum.
Bij een net gesplitst pand start het reservefonds op nul. Spreek als eigenaren onderling af hoe u de eerste jaren reserveert, zeker als er op korte termijn groot onderhoud aankomt, zoals dak, gevel of installaties.
Is een MJOP verplicht?
Het opstellen van een MJOP is zelf niet wettelijk verplicht, maar heeft in de praktijk twee gevolgen die het bijna onmisbaar maken. Zonder MJOP valt u automatisch terug op de 0,5%-norm, die voor de meeste panden hoger uitpakt dan wat een op maat gemaakt plan vraagt. En zonder een onderbouwd plan is het voor de vergadering van eigenaars lastig te beoordelen of de jaarlijkse bijdrage toereikend is voor het onderhoud dat er echt aankomt. Voor een kleine VvE die net van start gaat, is het daarom verstandig om vroeg een eenvoudig MJOP te laten opstellen, ook al is dat geen wettelijke plicht.
Opstalverzekering
De VvE is verplicht het gebouw te verzekeren tegen brand- en stormschade (opstalverzekering), als onderdeel van de zorgplicht voor de gemeenschappelijke delen uit het splitsingsreglement. Deze verzekering loopt via de VvE, niet via de individuele eigenaren: één polis dekt het hele gebouw, en de premie wordt via de servicekosten verdeeld volgens het breukdeel. Regel dit direct nadat de VvE is ontstaan; tot die tijd loopt u als gezamenlijke eigenaren risico op een onverzekerd pand.
Kleine VvE: praktische aandachtspunten
Bij een splitsing in 2 tot 5 appartementen bent u met weinig eigenaren, en dat vraagt om een andere aanpak dan bij een groot appartementencomplex:
- Kies bij de notaris bewust voor het KNB-modelreglement kleine VvE; dat scheelt onnodig zware vergaderprocedures.
- Leg vooraf vast wie bestuurder wordt en wie de administratie en het reservefonds beheert; bij vier eigenaren is dat al snel een van uzelf.
- Maak afspraken over gebruik van gemeenschappelijke ruimtes (tuin, berging, oprit) expliciet, ook als het reglement dit al globaal regelt.
- Een klein aantal eigenaren maakt de VvE kwetsbaar bij onenigheid: leg besluiten en afspraken altijd schriftelijk vast in de notulen.
- Overweeg een externe VvE-beheerder voor de administratie en het reservefonds als geen van de eigenaren dit op zich wil nemen; verplicht is dit niet.
Checklist: direct na de splitsing
- VvE inschrijven bij de KvK.
- Bankrekening openen op naam van de VvE.
- Bestuurder aanwijzen (of beheerder aanstellen).
- Opstalverzekering afsluiten voor het hele gebouw.
- Reservefonds openen en eerste bijdragen vaststellen.
- MJOP laten opstellen, of in elk geval de 0,5%-norm als tijdelijke ondergrens hanteren.
- Eerste vergadering van eigenaars plannen en notuleren.
Taken en verplichtingen op een rij
| Taak of verplichting | Wettelijke basis |
|---|---|
| VvE ontstaat automatisch bij splitsing | BW 5:112 |
| Lidmaatschap van rechtswege, gekoppeld aan eigendom | BW 5:125 |
| Reservefonds op basis van MJOP of minimaal 0,5% herbouwwaarde | BW 5:126 |
| Inschrijving bij de Kamer van Koophandel | Handelsregisterwet, via kvk.nl |
| Splitsingsreglement en modelreglement | BW 5:111 en 5:112, KNB-modelreglementen |
Kosten en besluitvorming
De maandelijkse bijdrage per eigenaar (servicekosten) bestaat doorgaans uit een deel voor de reservering, een deel voor lopende kosten zoals verzekering en administratie, en eventueel gemeenschappelijke energiekosten. De vergadering van eigenaars stelt de begroting en de bijdrage jaarlijks vast. Voor gewoon onderhoud volstaat meestal een gewone meerderheid; voor ingrijpende wijzigingen aan het gebouw of het reglement gelden vaak zwaardere meerderheden, zoals het reglement zelf bepaalt.
Splitst u een pand met het oog op verhuur in plaats van eigen bewoning? Lees dan ook de gids over het beleggingspand splitsen, met de aandachtspunten voor verhuurders binnen een VvE.
